كيف تكتب خطاب الاستقالة، واهم ما يتضمنه

 

هل تفكر في ترك وظيفتك؟ قد يكون ترك الوظيفة قرار مرهق، ومن المهم التأكد من قيامك بذلك بالطريقة الصحيحة. في مقالنا هذا، سنرشدك خلال عملية كتابة خطاب الاستقالة من وظيفتك الحالية حتى تتمكن من المضي قدماً بأكثر الطرق احترافية ممكنة. سنناقش أفضل طريقة لصياغة خطاب الاستقالة الخاص بك، وكيفية الحفاظ على رسالتك المهنية، ونصائح أخرى للإقلاع بأمان. لذا، إذا كنت مستعد للانتقال إلى الفصل التالي من حياتك المهنية، فاقرأ للحصول على جميع المعلومات التي تحتاجها لترك عملك بالطريقة الصحيحة.

أهم النصائح لكتابة خطاب الاستقالة 

1. قيم حالتك

قبل أن تقرر كتابة خطاب استقالة من وظيفتك، خذ بعض الوقت لتقييم وضعك. ضع في اعتبارك سبب استقالتك وما هو تأثير ذلك على حياتك ومهنتك. ضع في اعتبارك المدة التي قضيتها مع الشركة، وأي مشاريع أو التزامات قادمة يجب الاهتمام بها، وما إذا كانت هناك أي مزايا. فكر أيضاً في مقدار الإشعار الذي ترغب في تقديمه ونوع المراجع التي ترغب في تلقيها. 

يمكن أن تساعدك كل هذه العوامل في اتخاذ قرار مستنير بشأن ترك عملك. إذا كنت لا تشعر بالراحة للقيام بذلك شخصياً، فعادة ما يكون كتابة خطاب استقالة رسمي هو الخيار الأفضل. ابدأ بتضمين التاريخ في أعلى الصفحة، متبوعاً باسمك وعنوانك ومعلومات الاتصال الخاصة بك. قم بتضمين اسم ولقب وعنوان المستلم (عادة رئيسك) في الجزء العلوي أيضاً. 

في نص الرسالة، اذكر أنك تستقيل من منصبك وقم بتضمين موعد آخر يوم لك. أظهر الامتنان لهذه الفرصة واعرض المساعدة في نقل المسؤوليات إذا لزم الأمر. ثم اختتم بالتمني لهم والتوفيق في المستقبل والتوقيع باستخدام "مع خالص التقدير،".

2 اعطي ملاحظات 

بمجرد اتخاذ قرار الاستقالة من وظيفتك، يتعين عليك إبلاغ صاحب العمل رسمياً. اعتماداً على سياسة شركتك، قد يُطلب منك تقديم إشعار لمدة أسبوعين أو أكثر. تأكد من فهمك لفترة الإشعار والتزم بها. يُعد إعطاء المقدار المناسب من الإشعار أمر مهم لعدة أسباب. أولاً، يمنح صاحب العمل وقت كافي للعثور على بديل مناسب لك. 

ثانياً، إنها علامة على احترام صاحب العمل وتوضح أنك تقدر الوقت والموارد التي استثمروها فيك. 

أخيراً، يساعد تقديم إشعار وافر في الحفاظ على علاقات جيدة مع صاحب العمل - والذي يمكن أن يكون مفيد في وقتاً لاحق عندما تبحث عن مراجع.

عندما تكون مستعد لتقديم إشعار، حدد موعد مع رئيسك في العمل أو مشرفك وأخبره بما تريد أن تفعله بنفسك. لا تعتمد فقط على البريد الإلكتروني أو البريد الصوتي - فالحضور وإجراء محادثة وجهاً لوجه هو الخيار الأفضل دائماً. خلال هذا الاجتماع، عبر عن امتنانك لهذه الفرصة واشرح سبب مغادرتك. لست بحاجة إلى تقديم الكثير من التفاصيل - قل ببساطة أنه القرار الصحيح بالنسبة لك في الوقت الحالي. عند تقديم إشعار، كما أسلفنا، من المهم أن تكون واضحاً بشأن موعد آخر يوم عمل لك. 

امنح صاحب العمل تاريخ محدد حتى يتمكن من البدء في التخطيط لمغادرتك. تأكد من وضع خطط لأي مهام أو مشاريع معلقة والترتيب مع شخص ما لتولي هذه المسؤوليات. وإذا كان ذلك ممكناً، أعرض تقديم المساعدة خلال الفترة الانتقالية - إنها طريقة رائعة لتترك انطباعاً إيجابياً. 

3. اكتب خطاب الاستقالة الخاص بك

عند كتابة خطاب الاستقالة الخاص بك، تأكد من بقائه مهنياً ومحترماً. ابدأ بالأساسيات: اسمك ولقبك والتاريخ. بعد ذلك، تأكد من شكر صاحب العمل على فرصة العمل في الشركة. يجب أن تشرح سبب مغادرتك، لكن لا تشعر بأنك ملزم بتقديم الكثير من التفاصيل إذا كنت لا ترغب في ذلك.

يجب أن تتضمن الفقرة التالية عرضاً لمساعدة بديلك وربما مساعدته على تعلم الوظيفة إذا كان لديك الوقت والميل. أخيراً، أنهِ رسالتك متمنياً لصاحب العمل وزملائك النجاح في المستقبل.

تأكد من تدقيق الخطاب والتحقق منها قبل إرسالها. من المهم توخي الحذر عند كتابة خطاب الاستقالة حيث قد تظل هذه الوثيقة مسجلة. على هذا النحو، من الأفضل أن تظل محترف ولطيف خلال مراسلاتك.

4. اجعلها إيجابية

عندما يتعلق الأمر بكتابة خطاب استقالة، فأنت تريد التأكد من إبقائه إيجابي ومهذب قدر الإمكان. يجب أن يكون الخطاب احترافياً، معرباً عن الامتنان لإتاحة فرصة العمل في الشركة وأي خبرات قيمة اكتسبتها. حتى إذا كنت تشعر بالإحباط أو الاستياء بشأن وضعك الحالي، فتجنب توضيح ذلك في الخطاب. هذا ليس المكان المناسب للتعبير عن المظالم. 

بدلاً من ذلك، ركز على توضيح الإيجابيات، مثل أي مهارات اكتسبتها أو الخبرات التي امتلكتها. حافظ على نبرة محترمة ولطيفة وشاكرة للتأكد من مغادرتك بعلاقات جيدة مع صاحب العمل. اعترف بمدة توظيفك وما تعلمته خلال فترة عملك. إذا كان هناك سبب محدد لمغادرتك، فأشرح ذلك بإيجاز، ولكن بشكل احترافي. 

على سبيل المثال، إذا كنت ستغادر بسبب الانتقال أو فرصة عمل أخرى، فقم بتضمين هذه المعلومات. قدر الإمكان، حافظ على تركيز المحادثة على المغادرة دون حرق أي جسور.

5. استعد ليومك الأخير

ترك وظيفتك ليس قرار كبير فحسب، ولكنه أيضاً تحول كبير. سيكون اليوم الذي تقدم فيه خطاب الاستقالة هو آخر يوم لك في الوظيفة. للتأكد من أن خروجك سلس قدر الإمكان، هناك بعض الأشياء التي يجب أن تفكر في القيام بها قبل هذا اليوم الأخير.

أولاً، جهز نفسك عاطفيا. ربما تكون قد أقمت علاقات وثيقة مع زملائك في العمل أو استمتعت بالعمل الذي قمت به خلال فترة عملك في الشركة، لذلك قد يكون هذا التغيير صعباً. تذكر أن تأخذ الوقت الكافي للتفكير في التجارب التي مررت بها وتقديرها.

ثانيًا، فكر في المشاريع التي تعمل عليها حالياً وحاول الانتهاء قدر الإمكان. سيضمن ذلك ألا تكون مغادرتك مصدر إزعاج لفريقك أو زملائك. تأكد من ترك تعليمات ومعلومات واضحة حول كيفية المضي قدماً في أي مهام. 

6. اكتب سبب مغادرتك 

من المهم مشاركة سبب مغادرتك في خطاب الاستقالة الخاص بك. يساعد ذلك في التأكد من أن مديرك أو صاحب العمل على دراية بأسباب مغادرتك، ويمكنه اتخاذ خطوات للتخطيط بشكل مناسب. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يوفر سجلاً لسبب مغادرتك والذي يمكن استخدامه كمرجع في المستقبل. عند مشاركة سبب مغادرتك.

 تجنب استخدام اللغة التي يمكن اعتبارها انتقادية أو عدائية. بالإضافة إلى ذلك، من المهم أن تكون موجز وأن تلتزم بالحقائق عند ذكر سبب المغادرة. من المهم أيضاً توجيه رسالتك إلى الشخص المناسب، مثل مديرك المباشر أو صاحب العمل، حيث سيكون هذا الشخص هو الذي سيتلقى الخطاب ويبدأ العملية.

7. سلم الخطاب بنفسك 

من المهم جداً تسليم خطاب الاستقالة شخصياً. هذا يدل على الاحترام لصاحب العمل والعلاقة التي تربطك به. تمنحك المواجهة الشخصية أيضاً فرصة لضمان الحفاظ على العلاقات التي لديك. بالإضافة إلى ذلك، فإن ترك خطاب الاستقالة الخاص بك على مكتب رئيسك في العمل أو تقديمه بشكل غير مباشر لن يساعد في خلق انطباع جيد لدى رئيسك في العمل.

 عند تقديم خطاب الاستقالة الخاص بك، تأكد من تسليمه بطريقة مهنية وأنك ترسله إلى مديرك المباشر أو المالك أو المدير التنفيذي. من خلال القيام بذلك، ستظهر احترامك لصاحب العمل. أخيراً، تأكد من إقرارك باستلام خطاب الاستقالة وتأكيد قبوله.

ما هي الأشياء التي لا يجب تضمينها في خطاب الاستقالة؟ 

1. التظلمات أو الشكاوى الشخصية حول الشركة أو سياساتها

2. طلب ​​إنهاء أو تعويض مالي آخر

3. تعليقات سلبية عن زملائك أو المشرفين

4. إهانات أو لغة غير مهنية

5. التهديد بالدعوى القانونية ضد الشركة

6. طلب ​​إنهاء عملك على الفور

7. وعد بالعمل لدى منافس

8. طلب ​​خطاب توصية

آمل أن يكون هذا المقال مفيداً في فهم العناصر المختلفة لكتابة خطاب الاستقالة. بغض النظر عن الظروف، من المهم الحفاظ دائماً على الاحترام عند الاستقالة من المنظمة. إذا كانت لديك أي أسئلة أخرى أو ترغب في مناقشة هذا الموضوع أكثر، فلا تتردد في التواصل معنا.

 

المصادر 

 

https://www.themuse.com/advice/how-to-write-a-resignation-letter 

https://www.thebalancemoney.com/resignation-letter-samples-and-writing-tips-2063051

تعديل المقال